Infothek

22. Oktober 2013

Moderne Stadtverwaltung

Organisation und Personalkennzahlen im Blick

von Maik Heinermann und Christine König

Wie lassen sich Organisations- und Personalstruktur optimal in einem Organigramm abbilden? 
Wie können gleichzeitig wichtige Personalkennzahlen einheitlich aufbereitet, ausgewertet und verwaltet werden? Fragen wie diese spielen in der kommunalen Praxis zunehmend eine Rolle.

Die Stadt Mannheim hat sich eine übersichtliche Organisations- und Personalstruktur zur Aufgabe gemacht. Oberbürgermeister Dr. Peter Kurz will die Stadtverwaltung Mannheim zu einer der modernsten Deutschlands entwickeln. Der Weg dorthin wurde mit „CHANGE² – Wandel im Quadrat“ überschrieben. Ein Projekt dieses Umbauprozesses ist der Aufbau eines Management-Informations-Systems. Es soll den Führungskräften steuerungsrelevante Informationen bereitstellen.

Ein bedeutender Schritt Richtung Management-Information-System ist für die Stadt Mannheim die moderne Visualisierung von Personalkennzahlen. Sämtliche Personaldaten der Stadt, z.B. Altersdurchschnitt, Teilzeitquote, Budgetausschöpfung oder Besetzungsquote, werden in Diagrammform mit der Software Ingentis org.manager abgebildet. Die Diagramme (z.B. Balkendiagramm) lassen sich direkt im Organigramm anzeigen. Das Organigramm bildet die Organisationsstruktur der Stadt ab.

Personalverantwortliche bzw. Führungskräfte überblicken so die Organisationsstruktur und können zugleich wichtige Kennzahlen auslesen. Auch können sie nicht besetzte Planstellen aus dem Stellenplan, welcher als Mitarbeiterliste exportierbar ist, identifizieren. In der Mitarbeiterliste lassen sich weitere, wichtige Informationen wie E-Mail-Adresse, Telefon- und Raumnummer auslesen. Ein flexibler Umgang mit Personaldaten wird auf diese Weise möglich.

Ingentis org.manager ist an das Personalwirtschaftssystem der Stadt angebunden. Sämtliche HR- Daten aus diesem System sind somit für eine Visualisierung und Auswertung verfügbar. Grafiken und Daten lassen sich direkt aus dem Programm exportieren und können in Präsentationen oder Textdokumente eingefügt werden. „Die Visualisierung einheitlich definierter Personalkennzahlen auf Knopfdruck sind die ideale Basis für Fachbesprechungen“, so Rolf Krause, Projektentwickler im Fachbereich Personal-Organisation der Stadt Mannheim. „Wir können HR-Daten gezielt auswerten und haben gleichzeitig unsere Organisationsstruktur im Blick.“ Die Weichen für eine moderne Stadtverwaltung sind gestellt.

Die Autoren

Maik Heinermann ist Sachbearbeiter im Fachbereich Personal-Organisation der Stadt Mannheim und als Administrator des org.managers für die Bereitstellung und Weiterentwicklung des Programms zuständig.

Christine König ist bei der Ingentis Softwareentwicklung GmbH für die Bereiche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie Online Marketing zuständig. Ingentis org.manager ist ein Produkt der Ingentis Softwareentwicklung GmbH und bereits bei über 800 Kunden im Einsatz.

 
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